Onboarding – jak efektywnie wdrożyć nowego pracownika?

Categories Artykuły0 Comments

W budowaniu przyszłej kadry pracowniczej duży nacisk kładzie się przede wszystkim na proces rekrutacji. Zdecydowanie mniejszą wagę przykłada się natomiast do procesu wdrożenia i adaptacji nowych pracowników. Tymczasem onboarding odgrywa kluczową rolę w pozyskiwaniu i co ważniejsze – w utrzymywaniu profesjonalnej i zaangażowanej kadry. Jak zatem skutecznie wdrażać nowych pracowników?

Onboarding jest ważny

Zaniedbanie procesu adaptacji pracownika może w efekcie prowadzić do ciągłej rotacji, co ma wpływ nie tylko na zwiększenie potrzeb rekrutacyjnych i związanych z tym kosztów firmy, ale prowadzi również do pogorszenia wizerunku firmy. Jak wynika z przeprowadzonych dotychczas badań, pracownik potrzebuje od 3 do 6 miesięcy, aby zintegrować się z nowym środowiskiem zawodowym. W okresie tym podejmuje też decyzję, czy chce zagościć w danej firmie na dłużej. Na decyzję tę w dużej mierze wpływ ma właśnie onboarding, a więc proces wprowadzenia pracownika do organizacji, w trakcie którego wyrabia on sobie zdanie na jej temat.

Jak wynika z raportu “Procesy HR w firmach w Polsce” przygotowanego przez Antal i Macrologic, ponad połowa respondentów (57%) uznaje onboarding za kluczowy element funkcjonowania przedsiębiorstwa. Umiejętnie zrealizowany program wdrożeniowy dostarcza bowiem niezbędnej wiedzy na temat organizacji oraz branży, pomagając nowym pracownikom w szybszym osiągnięciu pełnej efektywności i eliminując tym samym popełnianie błędów.

Umiejętnie, czyli jak?

Onboarding powinien być przeprowadzany na poziomie strategicznym, proceduralnym oraz osobistym. Nowy pracownik już w pierwszym etapie wdrożenia do firmy powinien poznać kulturę organizacji, jej misję i wizję, sposób komunikacji, zadania, jakie przed nim stoją, a także możliwości rozwoju. Równie ważny jest moment zapoznania z zespołem, z którym przyjdzie mu współpracować.

Niestety w rzeczywistości proces ten często sprowadza się jedynie do przedstawienia pracownikowi sterty dokumentów, a także obowiązujących w organizacji regulaminów i przepisów. W konsekwencji pojawia się jeszcze większy stres i rozczarowanie. Odpowiednio przygotowany i umiejętnie wdrożony onboarding, oprócz procesu przedstawienia firmowych dokumentów, powinien obejmować także szereg innych działań, dzięki którym nowy pracownik poczuje się komfortowo już w pierwszych, tak trudnych zresztą dla niego dniach w firmie.

Zacznij na długo przed pojawieniem się nowego pracownika w firmie

Nie bez powodu mówi się, że skuteczny onboarding to taki, który jest dobrze zaplanowany. Pracownik, który pojawia się w nowej firmie, powinien mieć poczucie, że jest otoczony pełną opieką. Nie ma więc mowy o nagłym tworzeniu stanowiska pracy czy “załatwianiu” na szybko potrzebnego sprzętu. Konieczne jest zatem przygotowanie miejsca i niezbędnego wyposażenia jeszcze przed pierwszym dniem pracownika w firmie. Odpowiednio wcześniej powinien on także otrzymać na maila wszelkie niezbędne informacje dotyczące między innymi tego, gdzie ma się pojawić pierwszego dnia i na kogo powołać. Warto też jeszcze przed pierwszym dniem przesłać mu na maila niezbędne dokumenty oraz kwestionariusze do wypełnienia.

Wyznacz mentora

Firmy coraz częściej w ramach onboardingu realizują programy mentoringowe. Polegają one na wyznaczeniu specjalnego opiekuna, który zajmie się nowym pracownikiem i skutecznie przeprowadzi go przez cały proces wdrożeniowy. Pierwsze dni spędzone z opiekunem sprzyjają szybszej integracji i oswojeniu się z nowym środowiskiem. W roli takiego mentora najlepiej sprawdza się bezpośredni przełożony nowego pracownika, który w tak stresującym dla niego okresie, może stanowić najlepsze wsparcie, pomagać mu w rozwiązywaniu problemów, a także monitorować na bieżąco jego postępy i zaplanować dzięki temu dalszy rozwój. Niezwykle ważna w tym czasie jest przyjazna atmosfera oparta przede wszystkim na współpracy, wzajemnej pomocy i poczuciu równego traktowania.

Postaw na własny program onboardingowy

Indywidualny program onboardingowy może przybierać formę szkoleń, prezentacji czy e-learningu. Ogromną popularnością cieszą się ostatnio elektroniczne podręczniki onboardingowe, stworzone pod konkretną firmę. Dobrze przygotowany podręcznik, zawierający najważniejsze z punktu widzenia nowego pracownika informacje, takie jak struktura organizacyjna, panujące w firmie zasady, cele, relacje i zadania, pozwoli na zdecydowanie szybsze i z całą pewnością łatwiejsze wdrożenie oraz oswojenie się z nowym środowiskiem zawodowym.

Nie kończ na pierwszych dniach

Program onboardingowy, mimo iż w znacznej mierze dotyczy pierwszych dni pracownika w firmie, powinien być procesem długoterminowym. Ogromną rolę odgrywa w tym przypadku osoba bezpośredniego przełożonego. Powinien on towarzyszyć nowemu pracownikowi przez następne tygodnie i miesiące, obserwować go, dotrzymywać mu kroku, określać realne cele, służyć wsparciem i wyznaczać ścieżkę kariery zawodowej.

Onboarding to ostatni etap procesu rekrutacyjnego, ale pierwszy krok w kierunku retencji. Nie można więc zapominać o tym, jak ważne, a często nawet decyzyjne są pierwsze dni spędzone w nowej organizacji. Tylko dobrze zaplanowany i profesjonalnie wdrożony onboarding będzie sprzyjać integracji pracownika z firmą, zwiększeniu jego efektywności i satysfakcji w pracy, a także wzrostu lojalności i zaangażowania. Bez tego nie ma mowy o zwiększeniu retencji. Onboarding nie może sprowadzać się jedynie do podstawowego szkolenia o firmie i przedstawienia panujących w organizacji regulaminów. Musisz dać z siebie więcej. Pamiętaj, Ty też byłeś kiedyś “nowy” w firmie.

 

 

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *