Rekrutujesz? Utrzymuj dobre relacje. Kandydat będzie Ci wdzięczny.

Categories Case studies2 Comments

O tym, jak systemy ATS wspierają przyjazną rekrutację.


Nadeszła era kandydata. To on dziś niejako “dyktuje warunki”. Ma swoje oczekiwania, zwłaszcza wobec procesu rekrutacyjnego. Dziś kandydat nie boi się mówić. A chętnie mówi zwłaszcza wtedy, kiedy ma za sobą negatywne doświadczenia. Bo chce się podzielić. Ku przestrodze innym.

Najczęściej więc chodzi o to, że kandydat nie otrzymuje żadnej informacji zwrotnej. Czuje się zlekceważony, a swoją frustrację wyładowuje w najprostszy dziś sposób – media społecznościowe mają przecież moc wielką. A Internet nie zapomina. Kandydat nie wymaga też wiele. A przynajmniej tak mu się wydaje. Rekruter z kolei powie, że to wcale nie takie łatwe, zwłaszcza jeżeli na co dzień zarządza wieloma, złożonymi procesami rekrutacyjnymi. I tak mówiła Pani Kasia, która frustracji ze strony kandydatów doświadczyła nie raz. Konsekwencje poniosła też firma. Bo informowanie kandydatów o postępach rekrutacji ma dzisiaj kluczowe znaczenie dla jej wizerunku.

Z życia wzięte…

W firmie Pani Kasi postanowiono wdrożyć specjalny program do zarządzania projektami rekrutacyjnymi. Pomysł powstał nie tylko z uwagi na złożoność tych projektów, ale także w związku z rosnącymi oczekiwaniami kandydatów. Bo to przecież pokolenie Y i Z, korzystające z najnowszych technologii. Dużo mówiło się ostatnio o konieczności wprowadzenia mobilnej rekrutacji, dostosowanej do potrzeb tego właśnie pokolenia. A tę z kolei zapewniał nowoczesny system ATS. I to był główny powód wdrożenia takiego systemu. Jak się potem okazało, korzyści były znacznie większe, wręcz niespodziewane.

Na samym początku pomysł spotkał się z dużym oporem. Zwłaszcza ze strony Pani Kasi, przyzwyczajonej do starych i sprawdzonych metod rekrutacyjnych. Pani Kasia bała się technologii. Nie do końca też jej ufała.
Bo wszystko teraz prowadzi do tego, że człowieka zastąpią maszyny. A w rekrutacji czynnik ludzki zdaje się być najważniejszy. Pani Kasia nie miała jednak wyjścia. Zarządzenie odgórne, więc system trzeba było wdrożyć do firmy. I z niego korzystać.

Pierwsza rzecz, którą doceniła Pani Kasia, to multiposting. Automatyzacja publikacji ogłoszeń pozwoliła oczywiście na znaczną oszczędność czasu. I w tym przypadku ograniczenie czynnika ludzkiego nie było przecież rzeczą złą. A już na pewno nikogo niekrzywdzącą. Pani Kasia mogła odtąd sprawnie zarządzać wieloma, różnymi projektami rekrutacyjnymi. Był porządek i była wygoda. Największym zaskoczeniem okazała się jednak możliwość sprawnej i szybkiej komunikacji z kandydatami. Pani Kasia zawsze starała się dbać o dobre relacje z nimi. Wiedziała, jak ważna jest informacja zwrotna, zwłaszcza w przypadku odrzuconych kandydatów. Kilka razy zdarzyło się jednak, że kandydat nie otrzymał informacji od Pani Kasi. I nie było to celowe. Najzwyczajniej w świecie umknęło. Miało prawo, skoro mowa o stosie nadesłanych CV, ręcznym wysyłaniu maili i natłoku obowiązków.

Wdrożony system umożliwił stworzenie własnej bazy CV, co przyniosło przede wszystkim porządek. Wszystkie aplikacje dostępne w jednym miejscu pozwoliły na szybką selekcję. Dodatkowo możliwe było ocenianie i tagowanie aplikacji. W efekcie Pani Kasia znacznie zwiększyła jakość prowadzonych w firmie rekrutacji.

Największą korzyścią dla Pani Kasi okazała się możliwość sprawnej korespondencji z kandydatami. Była to alternatywa dla ręcznego wysyłania maili i dzwonienia, która znacznie usprawniła realizowane dotąd procesy rekrutacyjne.  Dla Pani Kasi najważniejsze było to, że każdy kandydat był informowany na poszczególnych etapach rekrutacji.  I to bez większego wysiłku ze strony rekrutera. Wystarczyło skorzystać z gotowych szablonów wiadomości lub stworzyć własne. Pierwszą informację system wysyłał automatycznie, zaraz po otrzymaniu aplikacji. Kolejne wiadomości generowane były w następnych etapach, kiedy Pani Kasia chciała poinformować o przejściu do kolejnego etapu rekrutacji lub podziękować za udział w procesie. Dla Pani Kasi było to znaczne usprawnienie. Pojawił się też komfort psychiczny. Teraz miała pewność, że każdy kandydat otrzyma informację zwrotną. Kolejne miesiące przyniosły dalsze wnioski. Pani Kasia zrozumiała, że dostępne na rynku systemy powstają po to, aby rekrutację wspierać. Człowiek natomiast nadal pozostanie niezastąpiony.

Oczywiście nie wyeliminujemy czynnika ludzkiego z procesu rekrutacji, bo nie na tym nam zależy. Tworząc nasze narzędzie przyświecała nam chęć pomocy rekruterom. Przede wszystkim pomoc w wygospodarowaniu cennych minut, które mogą przeznaczyć na inne zajęcia. Nowości budzą ciekawość, ale z drugiej strony strach, burzą nam wypracowany latami schemat. Wymagają przemodelowania procesów. Jednak gdy to zrobimy i zaczniemy oswajać się z narzędziami, jakim jest między innymi ES Candidate, to zobaczymy jak wiele elementów naszej pracy, które były do tej pory czasochłonne, takich jak: wysyłka maili, publikacja ogłoszeń, z kilkudziesięciu minut dziennie zmienią się w kilka. Kandydaci aplikujący na maila często zapominali się podpisać i trafiali do ogólnej skrzynki, z której bardzo trudno było wyłuskać perełki, na których  każdemu zależy. Stąd też zrodził się pomysł naszego narzędzia. Narzędzia, które porządkuje rekrutacje i daje nam cenne minuty każdego dnia. Narzędzia, które ciągle rozwijamy, podążając za duchem czasu. Y i Z nie lubią wypełniać formularzy? Nie mieliśmy problemu, aby zmienić sposób aplikacji na wrzucenie samego CV. Facebook to główne medium młodych ludzi? Dlaczego nie publikować tam ogłoszeń o pracę i zwiększyć szans na znalezienie odpowiedniej osoby? Musimy się rozwijać i to robimy. Zachęcamy do tego także rekruterów. W obecnych szalonych czasach, kto stoi w miejscu tak naprawdę się cofa, a dystans do konkurencji staje się ogromny. Nie warto czekać – wyjaśnia Janusz Krzeczek, New Business Manager w EmploySystem.

 

Jeżeli chcesz poznać narzędzie, skontaktuj się z nami – chętnie o nim opowiemy.

Więcej szczegółów znajdziesz tutaj:

poznaj narzędzie

 

Ewelina Stachowiak
Marketing Team Leader
www.hrtools.pl

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Komentarz do “Rekrutujesz? Utrzymuj dobre relacje. Kandydat będzie Ci wdzięczny.

  1. Brak szacunku do kandydata zaczął się od kiedy jedną ofertę pracy publikuje kilka firm:firma pracodawcy, dwa doradztwa success fee do tego pod dwoma nazwami stanowiska i do tego ogłoszenie pobierane automatycznie przez ‚zaciągarki” Bywa więc,że jest faktycznie jedno miejsce pracy a kandydaci aplikują na 8 ogłoszeń i nie dostają odpowiedzi w tym totolotku Dlatego ma sens ,że jest automat odpowiadający z ATS. Dotyczy to szczególnie rekrutacji dużych i na stanowiska jednolite np na kasjerów do supermarketu lub operatora wózka do centrum dystrybucji i na dodatek w kilkunastu lokalizacjach w Polsce.
    Przy rekrutacjach specjalistycznych, na stanowiska wyższe wystarczy w ogłoszeniu klauzula ,że odpowiadamy na wybrane aplikacje ale można się z nami kontaktować telefonicznie, jeśli kto ciekawy swojej pozycji w rekrutacji. Wtedy uzyskiwanie odpowiedzi jest po stronie kandydata. A i tak rzadko który korzysta z tej możliwości.

    1. Pani Bożeno, dziękujemy za komentarz. Jak Pani zauważyła system ATS jest w stanie wyręczyć rekruterów w korespondencji z kandydatami. Niestety niektóre agencje często nie korzystają z podobnych narzędzi i dodatkowo zapominają o odrzuconych aplikacjach pogłębiając konflikt na linii rekruterzy-kandydaci. Zawodzi tutaj czynnik ludzki. Rozwiązaniem może być właśnie zastosowanie systemu ATS lub skrupulatne dbanie oto, żeby wszyscy kandydaci dostali feedback – pamiętajmy, że takie agencje również funkcjonują na rynku.

      Pozdrawiamy,
      zespół HR Tools.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *