I nastał porządek.

Categories Case studies0 Comments

Przyszedł Pan Adam. A z nim nowe technologie. I nastał porządek.
O tym, jak usprawnić zarządzanie zespołem w ramach ewidencji czasu pracy.

Praca w zespole wymaga otwartości, umiejętności komunikacji, konstruktywnej dyskusji i pójścia na kompromisy. Praca w zespole jest fajna.

Zarządzanie zespołem wymaga przede wszystkim dobrej organizacji. Ale też odwagi. Zarządzanie jest trudne.

O zarządzaniu będzie dziś mowa. O tym, jak ważny jest porządek, zwłaszcza w zarządzaniu dużą grupą ludzi. O chaosie nie może być mowy. To case dla tych, którzy w zakresie swoich codziennych obowiązków, muszą zmagać się także z ewidencją czasu pracy. No właśnie – może dla niektórych z nich przestanie to być przykrą powinnością.

Z życia wzięte…

Pan Adam zmienił pracę. Trafił do firmy zasilanej przez młodych ludzi, w dodatku do działu marketingu, któremu przyszło mu zarządzać. Zespół, nie dość, że “młody i dynamiczny”, jak zwykło się mówić, to na dodatek pracujący w dogodnych dla siebie godzinach. Bo liczy się przecież wena – a ta nie zawsze przychodzi, a już na pewno nie nagle.  W firmie obowiązywał więc elastyczny grafik pracy, do którego Pan Adam długo musiał się przyzwyczajać. Wcześniej pracował przecież w godzinach z góry narzuconych, każdego dnia po 8 godzin, od 9:00 do 17:00. Teraz miało być inaczej. Obowiązywał system równoważnego czasu pracy. Ewidencjonowanie w tym przypadku nie jest rzeczą łatwą i wymaga systematycznej kontroli, z czym przyszło się zmierzyć Panu Adamowi.

W firmie, do której trafił Pan Adam pracownicy od zawsze korzystali z list obecności. Swoje przybycie potwierdzali własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem dokładnej godziny przyjścia i wyjścia z pracy. Każdy pracownik miał swoją miesięczną kartę pracy. Wszystkie karty znajdowały się w ogólnodostępnym miejscu. I wszystko niby działało poprawnie. Ale tylko na niby. W rzeczywistości okazało się bowiem, że to, co znajdowało się na listach obecności, nie odzwierciedlało sytuacji realnych. Pracownicy przychodzili w różnych godzinach, nie zawsze pamiętali o tym, aby wpisać się zaraz po przyjściu do biura, nie mówiąc już o wypisywaniu się z listy po zakończeniu pracy. Wystarczył jeden dzień pominięcia karty, żeby na drugi dzień nie pamiętać już ilości przepracowanych godzin. Zdarzało się, że karty nagle znikały. Znajdowano je potem w stosie innych dokumentów – wystarczyło przecież, że ktoś nie odłożył swojej listy we właściwe miejsce. O określonej godzinie Pan Adam zabierał listę i swoim podpisem musiał potwierdzać zgodność zawartych w niej informacji ze stanem faktycznym. Pan Adam wielokrotnie upominał i kontrolował pracowników. Przyszła frustracja. I to nie tylko ze strony Pana Adama. Sfrustrowany był też jego zespół. Bo nikt do tej pory nie kontrolował przecież. Wszystko jakoś tak się działo, po prostu. Ale Pan Adam chciał mieć porządek. To na nim ciążyła ta odpowiedzialność. To on poświęcał na to swój cenny czas na zliczanie wszystkich kart pracy wraz z końcem miesiąca.  I wcale nie było to rzeczą przyjemną.

Przyszedł czas na zmiany. I na rewolucję. Ale już bez frustracji. Bo miała to być rewolucja pozytywna. W imię zasad Pana Adama i jego dobrej woli w zarządzaniu zespołem.

W firmie pojawiło się więc innowacyjne narzędzie umożliwiające automatyczną rejestrację czasu pracy oraz wygodne i efektywnie zarządzanie urlopami online.

To aplikacja, która udostępnia wiele sposobów rejestracji czasu pracy.  Narzędzie jest proste w obsłudze i intuicyjne. Nie było więc konieczne przeprowadzanie specjalnego szkolenia dla pracowników. Zaledwie jeden dzień wystarczył, aby każdy z nich szybko wdrożył się w jego funkcjonowanie. Aplikacja posiada funkcje, które pozwalają na prosty, elektroniczny system urlopowy. Wystarczyło kilka kliknięć myszką, aby pracownicy zgłosili wniosek urlopowy i sprawdzili dostępne limity. Rozwiązanie okazało się idealne zwłaszcza w przypadku firmy Pana Adama, ponieważ pozwoliło na sprawną i wygodną ewidencję także w przypadku pracowników zdalnych. Wystarczyło tylko zalogować się do systemu i rozpocząć/zakończyć pracę lub dodać przerwę.

Narzędzie umożliwia oznaczanie czasu także za pomocą kodu QR, narzędzia Slack i innych technologii. Aplikacja wykrywa spóźnienia, nieobecności oraz wcześniejsze wyjścia z pracy. Dostarcza ponadto szczegółowe raporty związane z obecnościami i nieobecnościami pracowników. Dzięki temu możliwa była oszczędność czasu przy budowaniu listy płac. Automatyczna rejestracja czasu pracy okazała się rozwiązaniem idealnym dla firmy Pana Adama. Pozwoliła na eliminację nieprawidłowości, z którymi zmagano się od dawna, a które miały znaczny wpływ na złe funkcjonowanie firmy. Narzędzie wprowadziło porządek. To konsekwencja, którą zauważono przede wszystkim i niemalże od razu. Z czasem okazało się jednak, że tych korzyści jest znacznie więcej.

Malejąca stopa bezrobocia powoduje, że przed pracodawcami pojawiają się nowe wyzwania związane z utrzymaniem oraz rekrutacją nowych pracowników. W związku z tym coraz częściej organizacje oferują pracownikom możliwość elastycznych godzin pracy i pracy zdalnej. Calamari w znaczący sposób ułatwia pracodawcom wprowadzenie nowych trendów organizacji pracy w firmie dostarczając wygodną i skuteczną kontrolę czasu pracy oraz pracy zdalnej. Wykorzystując innowacyjną technologię iBeacon oraz technologie mobilne, czas pracy jest mierzony bez zaangażowania pracowników. Korzystając z Calamari pracownicy nie tracą czasu na podpisywanie listy obecności oraz ręcznego wypełniania wniosków urlopowych. Pracodawca ma zawsze dostęp do informacji ilu pracowników nie ma średnio w biurze ze względu na pracę zdalną bądź inne nieobecności. Na tej podstawie może dostosować liczbę stanowisk pracy do realnych potrzeb. Korzystając z elektronicznych wniosków urlopowych kadry oszczędzają czas związany z utrzymaniem ewidencji czasu pracy oraz kontrolą wymiaru urlopu pracowników. Dzięki wygodnym integracjom, m.in. z Google Apps, Office365, Slackiem, organizacje mogą łatwo dołączyć Calamari do swoich obecnych narzędzi pracy. Firmy z ponad 35 krajów z całego świata korzystają z naszego polskiego produktu oszczędzając czas i oferując pracownikom lepsze warunki pracy – wyjaśnia Hubert Lisek, współzałożyciel systemu Calamari.

Jeżeli chcesz poznać narzędzie, przetestuj je. Masz taką możliwość przez 14 dni za darmo. A zachęcają do tego twórcy narzędzia, my i oczywiście Pan Adam. 🙂

Więcej informacji o narzędziu znajdziesz tutaj:

poznaj narzędzie


Ewelina Stachowiak
Marketing Team Leader
hrtools.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *