Automatyzacja jest dobra. Zwłaszcza tam, gdzie zachodzi jej konieczność.

Categories Case studies0 Comments

Dlaczego warto wdrożyć system kadrowo-płacowy w Agencji Pracy Tymczasowej?


Dużo mówi się ostatnio o automatyzacji pewnych procesów. Chodzi przecież o czas i jego oszczędność.
A tego coraz mniej. Automatyzacja potrzebna jest w wielu dziedzinach. W niektórych nawet konieczna.

O automatyzacji słyszymy również w kontekście HR. I tu oczywisty jest fakt, że nie można całkowicie zautomatyzować wszystkich procesów. Wszelkie rozwiązania informatyczne powstają po to, aby ułatwić pracę człowieka, a nie go zastąpić.

Z życia wzięte…

Agencja Pracy Tymczasowej. Dział Administracji, a w nim Pani Ewa i ogrom pracy, “papierkowej” jak to mówią. Papierów miało być mniej, a pracę należało usprawnić. Takie zarządzenie szefa, który zlecił Pani Ewie przetestowanie kilku systemów informatycznych i wybranie takiego, który najbardziej sprawdzi się w firmie. Trudne to było zadanie. Pani Ewa liczyła się też z tym, że konieczna będzie zmiana dotychczasowego stylu pracy. Zamysł był dobry – chodziło przecież o automatyzację pewnych procesów, pozbycie się sterty segregatorów i ręcznego przeszukiwania dokumentów. Odtąd wszystko miało być dostępne w jednym miejscu, w dodatku online.

Charakterystyka pracy i trudności związane z procesem zarządzania pracownikami, zwłaszcza pod kątem prowadzenia dokumentacji, niejako wymusiły wdrożenie tego rodzaju systemu. W firmach o takim profilu konieczna jest doskonała organizacja. Prawdziwym wyzwaniem jest przecież zarządzanie dużą liczbą pracowników tymczasowych, zwłaszcza pod kątem rozliczeń. Do tego dochodzi jeszcze cały proces zatrudnienia tych pracowników, prawo pracy i skomplikowane administrowanie danymi pracowniczymi.

Pani Ewa miała więc znaleźć program ze specjalnym modułem kadrowo-płacowym. Taki, który zapewni sprawną obsługę dokumentacji pracowników tymczasowych, pozwoli na wygodną ewidencję czasu pracy i łatwe procesy rozliczeń dla wielu kontrahentów. W dodatku miał to być program przejrzysty i prosty w obsłudze.

Pani Ewie przyszło zmierzyć się z oprogramowaniem, dedykowanym specjalnie dla Agencji Pośrednictwa Pracy. W pierwszym etapie Pani Ewa skupiła się przede wszystkim na stworzeniu kartotek pracowników. Pozwoliło to na zebranie i przechowywanie całej dokumentacji pracowniczej online. Dział administracji miał odtąd pełen obraz każdego pracownika w firmie. Możliwe było tworzenie specjalnych statusów i tagów, a także sporządzanie notatek. System pozwolił też na sprawną obsługę i zarządzanie umowami w firmie. Sporządzanie umowy nie stanowiło już żadnego problemu – wystarczyło tylko zdefiniować wzory. Jedną z największych bolączek, z jaką zmagała się do tej pory Pani Ewa była kwestia rozliczeń. Wiązało się to z ogromem pracy i poświęceniem dużej ilości czasu. O błąd nie trudno. Moment rozliczeń zawsze wiązał się z lekkim stresem. System pozwolił na sprawne rozliczanie godzin pracowników. Dla Pani Ewy dużym usprawnieniem była możliwość automatycznego generowania rachunków i listy płac. Wystarczyło eksportować płatności do banków w jednym z wybranych przez nią formatów. Dużym wsparciem okazało się także raportowanie do instytucji państwowych. Wszystko to usprawniło codzienną pracę, a uporządkowanie możliwe było także dzięki dodatkowym opcjom, takim jak: zadania z przypomnieniami, kalendarz, czy notatki.

System pomyślnie przeszedł testy. Pani Ewa nie bała się już technologii. Została też osobą odpowiedzialną za wdrożenie oprogramowania do firmy.

Klienci, którzy się do nas zgłaszają, w większości mają już doświadczenie w pracy na standardowych programach kadrowo-płacowych. Programy te są tworzone dla ogółu branż – zarówno dla firm handlowych, produkcyjnych, czy usługowych o standardowym modelu działania. Agencje Pracy mają inną specyfikę działalności, co rodzi zupełnie inne wymagania, które mogą być spełnione tylko przez rozwiązania dedykowane. Poprzez rozwiązanie dedykowane rozumiem takie, które jest w pełni dostosowane do procesów firmy i jej branży. Niektóre agencje decydują się na pisanie własnego oprogramowania przez zaprzyjaźnionych informatyków, co rzadko kończy się sukcesem, chociażby przez fakt, że często nie możemy sobie pozwolić na czekanie wiele miesięcy na system, a projekt z profesjonalną firmą to wydatek minimum kilkudziesięciu, jak nie kilkuset tysięcy złotych. Hrappka.pl jest odpowiedzią na te potrzeby – oferujemy system stworzony od podstaw dla Agencji, sprawdzony – gdyż działa już na nim kilkadziesiąt podmiotów, dostępny od ręki i w atrakcyjnym modelu abonamentowym. Funkcje hrappka.pl wspierają cały proces pracy agencji – od pozyskania klienta i zlecenia na pracowników (moduł CRM), przez rekrutację i zatrudnienie, po rozliczenie pracowników oraz klientów z fakturowaniem, monitoring płatności, czy eksporty wypłat do banków. Wszystko zoptymalizowane pod kątem dużej ilości pracowników oraz dostosowane do obowiązującego prawa. Naszą dodatkową przewagą jest jeszcze fakt, że system pomaga też przy zatrudnianiu obcokrajowców, jak również delegowaniu pracowników za granicę, czego nie ma w żadnym standardowym oprogramowaniu – wyjaśnia Paweł Niedziółka, założyciel oprogramowania HRappka.

 

Jeżeli chcesz poznać narzędzie, skontaktuj się z nami – chętnie o nim opowiemy.

Więcej szczegółów znajdziesz tutaj:

poznaj narzędzie

 

Ewelina Stachowiak
Marketing Team Leader
www.hrtools.pl

 

 

 

 

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *